Wat doen we?

De instroom van digitale collecties

Net als papier of analoge dragers, wacht ook digitale bestanden een onzekere toekomst als er niet voldoende aandacht gaat naar hun bewaring. Gelukkig zijn we er vroeg bij en kunnen we onze content partners helpen om hun digitale collecties duurzaam te bewaren. Uit een bevraging in 2016 bleek al dat 75% van de respondenten onder onze partners geïnteresseerd was in die duurzame opslag. Voor 10% van hen was die opname in het VIAA-archief heel dringend.

Digitale collecties zijn haast even divers als analoge. Ze kunnen het resultaat zijn van digitalisering of digitaal ontstaan zijn (of ‘digitaal geboren’). Het kan om filmpjes en geluidsfragmenten gaan, maar ook om bijvoorbeeld foto’s, games, teksten of kaarten. Om deze instroom behapbaar te houden, richten wij ons in de eerste fase op enkelvoudig, stilstaand en audiovisueel beeldmateriaal. Dat betekent dat het om objecten gaat die uit één foto, video of geluidsbestand bestaan met bijhorende metadata, maar nog geen complexe objecten zoals bijvoorbeeld kranten. Daarvoor werken we een aanpak uit die in de loop van 2020 in een standaardproces zou moeten uitmonden.

De projectaanpak

De grootte van de collecties van onze content partners varieert. Alles in één keer laten instromen, is niet doenbaar. Hoe we het dan wel aanpakken? Dat leerden we uit enkele pilootprojecten met content partners uit verschillende sectoren. Zo kwamen we onder meer de verwachtingen te weten van het Industriemuseum en ontdekten we de workflow van Focus-WTV. Deze projecten gaven vorm aan het uiteindelijke proces van digitale instroom.

Die instroom organiseren we in golven waarbij we telkens via een open oproep een aantal content partners selecteren wiens materiaal we gestructureerd kunnen opnemen. Instappen in zo’n kan door onze opleiding te volgen die erop gericht is elke content partner te leren hoe hij zijn (deel)collectie kan voorbereiden zodat deze voldoet aan de voorwaarden voor een duurzame bewaring in het VIAA-archief.

Vanaf 2019 wordt er twee keer per jaar zo’n open call gelanceerd waarop content partners van VIAA zich kunnen inschrijven. Per call worden doorgaans zes content partners geselecteerd op basis van de informatie die we ontvangen via het inschrijvingsformulier. Na de selectie plannen we een opstartmeeting en kunnen de voorbereidingen voor een operationele opstart beginnen.

Elk stukje van het project wordt grondig getest en gevalideerd. Daarvoor maken we gebruik van een aantal vaste mijlpalen: verkenning, test, piloot en productie. Bij die eerste mijlpaal kijken we naar de inhoud van de digitale collectie en de bijhorende metadata. We maken samen met de content partners een metadatamapping zodat alle nuttige informatie ingepast kan worden in het VIAA-datamodel en de collecties vindbaar en herbruikbaar zijn. Na die verkenning testen we het proces met een beperkte set van bestanden. In een volgende fase - de piloot - implementeren we dit op grotere schaal in een testomgeving van het VIAA-archiefsysteem (MAM). Loopt dit goed, dan gaan we over tot productie: de eigenlijke instroom van de digitale collectie. Het volledige traject, wat wij de golf noemen, heeft een doorlooptijd van zes maanden. Ook daarna kan een organisatie digitale deelcollecties blijven aanleveren bij VIAA, als die aan dezelfde voorwaarden voldoen. Zo kunnen onze content partners hun materiaal veilig bij ons bewaren, zonder telkens een open oproep te moeten doorlopen.

Vragen over de instroom van digitale collecties? Aarzel niet om Eva te contacteren. 

Zij helpt je graag verder.

Eva2eva_klein