Wat doen we?

Onze archiefinfrastructuur is sinds 2014 operationeel en wordt sindsdien verder uitgebouwd en onderhouden. We archiveren in lijn met open standaarden en het raamwerk van Open Archival Information System (OAIS). Daarin worden de belangrijkste elementen voor een digitaal archiefsysteem beschreven. Wij onderscheiden daarin drie belangrijke delen van onze werking.

1. Import

Daar begint het natuurlijk allemaal mee. Zowel voor digitale collecties, digitaal geboren materiaal als materiaal uit onze digitaliseringsprojecten worden duidelijke afspraken gemaakt rond de import. Zo leggen we de manier vast waarop bestanden aangeleverd worden en het formaat waarin de levering gebeurt. Tijdens het importeren doen we een hele reeks controles om de correcte archivering van het bestand te waarborgen. Het eindpunt van deze stap is een correct gearchiveerd pakket.

2. Duurzame bewaring

Eens geïmporteerd, staan we in voor de duurzame bewaring van het materiaal van onze partners. Dat doen we door meerdere kopieën verspreid over drie verschillende locaties te bewaren, de leesbaarheid van de verschillende kopieën te waarborgen en over de leesbaarheid van het bestandsformaat te waken. Content partners kunnen hun eigen materiaal beheren via het online VIAA-archiefsysteem, door er bijvoorbeeld extra metadata aan toe te voegen of er kwaliteitscontrole op uit te voeren.

3. Beheer en hergebruik

Duurzame bewaring is uiteraard geen einddoel. Het beheer en hergebruik van het archiefmateriaal wordt eveneens vanuit het archief gefaciliteerd. Zoals gezegd kan de content partner dit zelf via de beheersoftware. Wanneer VIAA of de content partner op grotere schaal aan de slag willen met het archief zijn er technische interfaces beschikbaar die dit mogelijk maken. Via dezelfde interfaces zorgen we ook voor een doorstroming uit het VIAA-archiefsysteem naar platformen als Het Archief voor Onderwijs.

VIAA-datacenter
VIAA-datacenter

Bij al deze processen is de schaal een belangrijke factor. VIAA verwerkt bestanden voor meer dan 150 content partners. Dagelijks kan het archief tot 25 TB groeien en moeten er enkele duizenden stukken gearchiveerd kunnen worden. Daarom zijn alle processen in grote mate geautomatiseerd.

In de hele keten van import tot hergebruik zijn de afspraken die we maken met onze content partners van cruciaal belang. In OAIS vinden we een aantal aanbevelingen die betrekking hebben op de relaties tussen de makers en het archiefsysteem, zoals het verkrijgen van een mandaat om bepaalde acties uit te voeren en het bepalen van de formaten waarin data aangeleverd moeten worden. Alle afspraken, gaande van de formaten die ontvangen zullen worden, hoe wij instaan voor duurzame bewaring, de plichten van de content partner maar ook de modaliteiten bij een eventuele beëindiging van de samenwerking worden vastgelegd.

Heb je vragen over digitaal archiveren?

Aarzel niet om Matthias te contacteren. Hij beantwoordt je vraag met plezier. 

Matthias2Matti