privacy

PRIVACYVERKLARING VIAA


Contact informatie

Vlaams Instituut voor Archivering vzw (hierna "VIAA")
Kleindokkaai 9a
9000 Gent
België
Ondernemingsnummer: 0644.450.380

privacy@viaa.be

+32 9 298 05 01

1. Waarom deze privacyverklaring?

Iedere persoon (hierna de “Gebruiker”) die de website www.viaa.be (hierna de “website”) gebruikt stelt bepaalde persoonlijke data ter beschikking. Deze persoonlijke data is informatie die VIAA toestaat je te identificeren als natuurlijke persoon, ongeacht of we dit daadwerkelijk doen. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer gegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken enkel jouw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Verordening en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing naar de Verordening is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR of AVG).

Aan de hand van deze Privacyverklaring wordt iedere Gebruiker van de Website op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die VIAA kan doorvoeren met zijn persoonsgegevens. VIAA behoudt het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zal duidelijk gemeld worden aan de Gebruiker. We raden aan dit document regelmatig te raadplegen.

2. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke

VIAA is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt alleen of in samenwerking met anderen welke persoonsgegevens worden verzameld, en wat het doel en de middelen zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens. 

2.2. Verwerker(s)
VIAA is vrij om beroep te doen op gegevensverwerkers. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonlijke gegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de data te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. 

VIAA kan een beroep doen op de volgende categorieën van verwerkers:
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor hosting doeleinden;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor het onderhoud van onze websites;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor data analyse;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor het authentiseren van gebruikers;
  • Bedrijven die we hebben ingeschakkeld voor marketing doeleinden.

3. Op welke juridische basis worden mijn data verwerkt?

In overeenstemming met de Privacywet en de Verordening, verwerken wij persoonlijke gegevens op basis van volgende juridische gronden: 

  • Op basis van de uitvoering van een overeenkomst zoals overeengekomen met de Gebruiker, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op zijn aanvraag; of
  • Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen; of
  • Op basis van ons gerechtvaardigd belang om specifieke Gebruikers op de hoogte te houden van onze events, het uitnodigen van Gebruikers voor deze events en het beantwoorden van vragen die worden gesteld aan de hand van het contactformulier; of
  • Op basis van jouw toestemming voor het versturen van onze nieuwsbrief.

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 

VIAA verbindt zich ertoe enkel de gegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (Naam en voornaam);
  • Elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies);
  • Contactgegevens (E-mailadres en telefoonnummer);
  • Beroepsgegevens (huidige functie en organisatie);
  • Persoonsgegevens met betrekking tot zelf ingevoerde voedselvoorkeuren in een VIAA formulier;
  • Persoonsgegevens met betrekking tot de uitgekozen sessies van de betrokkene (bij registratie voor een evenement).

5. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

Gegevensverwerking is essentieel voor de werking van de Website en de daarbij horende diensten. De verwerking gebeurt uitsluitend voor volgende welbepaalde doeleinden:

  • Het beantwoorden van vragen die worden gesteld aan de hand van het contactformulier of vragen gericht aan algemene e-mailadressen als info@viaa.be of support@viaa.be;
  • Het uitnodigen en informeren van de Gebruiker over aankomende events en ervoor zorgen dat onze events aangepast zijn aan de voorkeuren van de Gebruiker;
  • Het verbeteren van onze dienstverlening;
  • Het up-to-date houden van onze database;
  • Het versturen van nieuwsbrieven indien de Gebruiker hier de toestemming voor heeft gegeven.

Bij een bezoek aan de website van VIAA worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Dergelijke gegevens zijn noodzakelijk om het gebruik van onze website en onze dienstverlening te optimaliseren. Deze gegevens zijn onder andere, maar niet beperkt tot: IP-adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer je de website van VIAA bezoekt verklaar je je akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statische doeleinden zoals hierboven omschreven. Bij VIAA anonimiseren we dit soort gegevens. 

Wanneer de Gebruiker nieuwsbrieven ontvangt worden er enkele gegevens ingezameld voor statistische doeleinden. Deze gegevens zijn: vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke links werden aangeklikt en welke pagina’s er werden bezocht. Wanneer je je inschrijft voor de VIAA nieuwsbrief verklaar je je akkoord met deze gegevensinzameling bestemd voor statische doeleinden zoals hierboven omschreven.

De Gebruiker verschaft zelf de persoonsgegevens aan VIAA en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde gegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt VIAA zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen. 

6. Wie ontvangt jouw persoonlijke data?

Jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt voor intern gebruik binnen VIAA. Jouw persoonlijke gegevens zullen niet verkocht worden of gecommuniceerd worden aan derde partijen, behalve indien je ons vooraf expliciete toestemming gaf of tenzij er een wettelijke verplichting op VIAA rust om deze gegevens toch door te geven. 

VIAA heeft alle juridische en technische voorzorgen genomen om toegang en gebruik van data zonder toestemming te vermijden. 

7. Hoelang wordt mijn data bewaard?

Jouw gegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de vooropgestelde doelen na te steven. Ze worden verwijderd uit de databank wanneer ze niet langer nodig zijn om deze doelen na te streven of indien je geldig jouw recht tot verwijdering van de gegevens uitoefent. 

8. Wat zijn mijn rechten?

8.1. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Jouw persoonlijke gegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uitgelegd in punt 5. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vooropgestelde doelen te bereiken. 

8.2. Recht op inzage

Indien je jouw identiteit kan bewijzen, verkrijg je het recht om informatie te verwerven over het verwerken van jouw gegevens. Aldus heb je recht op inzage in de doeleinden van verwerking, de categorieën betreffende de gegevens, de categorieën van ontvangers waarnaar de gegevens worden gestuurd, de criteria die de periode van gegevensbewaring bepalen en de rechten die je kan uitoefenen met betrekking jouw gegevens. 

8.3. Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Men kan zich ook tot ons richten met een verzoek tot wijziging.

8.4. Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen: 

  • Jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het vooropgestelde doel;
  • Je herroept jouw toestemming tot verwerken van je gegevens en er is geen enkele andere wettelijke grondslag tot verwerken van je gegevens;
  • Je hebt rechtmatig jouw oppositierecht uitgeoefend;
  • Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;- Jouw gegevens dienen verwijderd te worden door een wettelijke verplichting.

Het verwijderen van gegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid; het is mogelijk dat de verwijderde data tijdelijk blijven opgeslagen.

8.5. Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om beperkingen van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van gegevens, als de gegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd noodzakelijk voor VIAA om vast te stellen dat je op een geldige manier jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen. 

8.6. Recht om bezwaar te maken

Je hebt het recht je ten allen tijde te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonlijke gegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit de legitieme belangen van de verwerkingsverantwoordelijke. VIAA zal ophouden jouw persoonlijke gegevens te verwerken tenzij VIAA kan aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn tot het verwerken die jouw recht om zich te verzetten overheersen. 

8.7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de aan VIAA verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke tenzij dit technisch onmogelijk is. 

8.8. Recht op het intrekken van mijn toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde jouw toestemming in te trekken.

9. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je een geschreven verzoek en bewijs van identiteit bij aangetekende brief te sturen aan VIAA, Sassevaartstraat 46, bus 209, 9000 Gent of via e-mail aan privacy@viaa.be. Wij zullen je zo snel mogelijk beantwoorden, niet later dan dertig (30) dagen na het ontvangen van je verzoek. 

10. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien je niet tevreden bent met de verwerking van je persoonsgegevens door VIAA, heb je het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. (https://www.dataprotectionauthority.be/)

© 2018 deJuristen